Datenschutzerklärung
für M2S Rechtsanwälte GmbH
Die nachfolgende Datenschutzerklärung erläutert wie Ihre personenbezogenen Daten von uns verarbeitet werden.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf Personen beziehen, deren Identität bestimmt oder bestimmbar ist;
zB Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum („Daten“).
Diese Information bezieht sich auf die Daten, welche Sie uns insbesondere im Rahmen von Formularen auf unserer Website zur Verfügung stellen (zB Newsletter oder Dokumentdownloads), die wir bei Ihrem Besuch auf unserer Website mittels Cookies erheben und Daten, welche wir im Rahmen unserer Leistungserbringung verarbeiten.
1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
1.1. Verantwortlich im Sinne des Art 4 Abs 7 Datenschutz Grundverordnung („DSGVO“) für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die
M2S Rechtsanwälte GmbH
Getreidemarkt 1, 1060 Wien
T +43 1 3610111
(in der Folge auch „uns“, „wir“).
2. Wie verarbeiten wir Ihre Daten?
2.1. Wir erheben, verarbeiten und nutzen Daten nur bei Vorliegen Ihrer Einwilligung zu den mit Ihnen vereinbarten Zwecken oder bei Vorliegen einer sonstigen rechtlichen Grundlage und unter Einhaltung der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen. Wir erheben nur solche Daten, die für die Ausführung unserer Anwalts-, Dienste, Service- und Nutzerleistungen erforderlich sind oder die Sie uns freiwillig zur Verfügung gestellt haben.
3. Welche Daten erfassen wir für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage?
3.1. Kontaktaufnahme
Nehmen Sie mit uns telefonisch, per E-Mail oder Fax Kontakt auf, verarbeiten wir Ihre angegebenen Daten (Name, Telefonnummer, E-Mail, Faxnummer sowie Ihre Anfrage bzw die dazugehörigen Unterlagen) zwecks Bearbeitung Ihrer Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen zur Erfüllung (vor-)vertraglicher Pflichten bzw auf Basis berechtigter Interessen.
3.2. Daten unserer Mandanten
Die Verarbeitung Ihrer Daten dient vor allem der Durchführung und Abwicklung unserer anwaltlichen Leistungen. Wir verarbeiten Ihre Daten entweder
a) zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO) im Rahmen des Mandatsverhältnisses;
b) zur Erfüllung unserer gesetzlichen und standesrechtlichen Verpflichtungen (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO);
c) im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO): Sofern Sie uns eine solche Einwilligung (zB zur Nennung als Referenz) erteilt haben, erfolgt die Verarbeitung nur gemäß den in der Einwilligungserklärung festgelegten Zwecken und im darin vereinbarten Umfang. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden (siehe Punkt 7. unten);
d) zur Wahrung berechtigter Interessen (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO): Wir werden Ihre Kontaktdaten verwenden, um Ihnen per Post oder E-Mail Informationen über unser Leistungsangebot und Einladungen zu Veranstaltungen unserer Kanzlei zuzusenden. Gegen diese Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der Direktwerbung haben Sie ein jederzeitiges Widerspruchsrecht ohne Angabe von Gründen durch Brief oder E-Mail an uns.
3.3 Zugriffdaten bei Nutzung unserer Website
Im Zuge der Nutzung Website erfassen wir folgende Daten:
a) Hostname und IP-Adresse des zugreifenden Rechners
b) Uhrzeit der Serveranfrage
c) Referrer-URL (Ein- und Ausstiegsseite)
d) Browser bzw die Browserversion
Wir verwenden diese Zugriffsdaten zum Zweck der Betriebssicherheit und Optimierung der Website sowie für statistische Auswertungen (überwiegend berechtigtes Interesse).
3.4. Cookies
Wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, verwendet unsere Website „Cookies“. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die die Interneteinstellungen des Nutzers speichern. Durch den Einsatz von Cookies erhöht sich die Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit unserer Website. Wir nutzen ausschließlich Session Cookies zu Zwecken der Funktionalität der Website, die automatisch gelöscht werden, wenn Sie unsere Website wieder verlassen.
Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen oder das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Wenn Sie sich gegen Cookies entscheiden, kann die Funktionalität unserer Website eingeschränkt sein.
3.5. Newsletter
Unsere Newsletter informieren Sie über Events und Seminare, Gesetzesänderungen, interessante Judikate sowie sich daraus ergebende Praxistipps und berichten über Neuigkeiten aus unserer Kanzlei. Sie können sich auf unserer Website für unsere Newsletter anmelden. Dazu erheben wir Ihre E-Mail-Adresse sowie Ihren Vor- und Nachnamen. Ohne Bekanntgabe dieser Daten ist die Übermittlung unseres Newsletters nicht möglich.
Wir versenden Newsletter nur auf Grundlage der Einwilligung der Empfänger, die Sie durch das Anmelden zu einem unserer Newsletter erteilen. Die Protokollierung des Anmeldeverfahrens, der Einsatz eines Versanddienstleisters sowie die Durchführung der statistischen Erhebungen und Analysen erfolgen auf Grundlage unserer berechtigten Interessen.
Sie können Ihre Einwilligung zum Newsletter-Service jederzeit für die Zukunft widerrufen. Verwenden Sie dazu entweder den Link zur Abmeldung am Ende eines jeden Newsletters oder schreiben Sie uns ein E-Mail an die unter Punkt 2. angeführte E-mail-Adresse.
Die Anmeldung zu unseren Newslettern erfolgt in einem sogenannten Double-Opt-In-Verfahren. Nach der Anmeldung erhalten Sie daher ein E-Mail, in dem Sie um die Bestätigung Ihrer Anmeldung ersucht werden. Diese Bestätigung ist notwendig, um die Anmeldung mit fremden E-Mail-Adressen zu verhindern. Wir protokollieren die Anmeldungen zum Newsletter, um den Anmeldeprozess entsprechend den rechtlichen Anforderungen nachweisen zu können. Davon umfasst sind der Anmelde- und Bestätigungszeitpunkt sowie die IP-Adresse. Ebenso protokollieren wir die Änderungen Ihrer Daten.
Wenn Sie sich für eine unserer Veranstaltungen anmelden oder sonst daran teilnehmen, verarbeiten wir Ihre Daten (insb Name, Firma, E-Mail) zwecks Organisation und Umsetzung der jeweiligen Veranstaltung auf Basis Ihrer Einwilligung, zur Erfüllung vertraglicher Pflichten sowie auf Basis berechtigter Interessen.
4. Erheben wir Daten unserer Mandanten auch aus anderen Quellen?
4.1. In aller Regel erheben wir Daten bei unseren Mandanten selbst. In Einzelfällen kann es vorkommen, dass wir Daten auch aus anderen Quellen beziehen. Diese Quellen sind ausschließlich öffentlich zugängliche Informationen, insb Website-Auftritte, Firmen- und Grundbuch. Wir speichern ausschließlich Kontaktdaten (Postanschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer), Unternehmenszugehörigkeit und Funktion im Unternehmen, sofern Sie uns diese Daten im Rahmen der Kommunikation nicht offengelegt haben sollten. Diese Verarbeitung beruht auf unserem berechtigten Interesse an einem für die berufliche Kommunikation und die Abwicklung des Mandats erforderlichen vollständigen Datensatz über Ihre Person (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO).
5. Direktwerbung
5.1. Wir verwenden die Kontaktdaten unserer Mandanten, Geschäfts- und Kooperationspartner um Ihnen zu Zwecken der Direktwerbung per Post oder per E-Mail Informationen über unser Leistungsangebot und Einladungen zu Veranstaltungen unserer Kanzlei zuzusenden (überwiegend berechtigtes Interesse). Gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der Direktwerbung haben Sie ein jederzeitiges Widerspruchsrecht.
6. An wen geben wir Ihre Daten weiter?
6.1. Wir werden Ihre Daten nicht an Dritte weitergeben, es sei denn, es ist erforderlich, um die angestrebten Zwecke zu erreichen oder gesetzlich verpflichtend.
6.2. Neben dem Dienstleister für Newsletter sind insbesondere der Hosting-Provider und IT-Dienstleister (im Rahmen von Support und Wartung) für uns als Auftragsverarbeiter tätig. Alle unsere Auftragsverarbeiter verarbeiten Ihre Daten nur in unserem Auftrag für unsere oben dargestellten Zwecke.
6.3. Folgende Empfänger kommen für unsere Mandanten im jeweiligen Einzelfall in Betracht:
-
Kooperationspartner (Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Unternehmensberater, Sachverständige) soweit dies im Rahmen der Bearbeitung der Geschäftsfälle notwendig ist;
-
andere Mandanten, Gerichte, Behörden, Gegner, sonstige Verfahrensbeteiligte, Sachverständige, Versicherungen, Banken, soweit dies im Rahmen der Bearbeitung der Geschäftsfälle erforderlich ist. Je nach Geschäftssitz kann es zur Mandatserfüllung erforderlich sein, Daten weltweit zu übermitteln (Art 49 Abs 1 lit b od c DSGVO);
-
Rechtsanwaltskammer Wien (zur Erfüllung unserer gesetzlichen und standesrechtlichen Pflichten zB bei Treuhandaufträgen);
-
IT-Dienstleister (im Rahmen von Support und Fernwartung zur Betreuung der IT- Landschaft);
-
Betreiber der Aktenverwaltungssoftware (im Rahmen von Schulungen, Support und Fernwartung);
-
Hosting Provider und Website-Betreuer (im Rahmen von Support und Wartung);
-
Steuerberatung und externe Buchhaltung;
-
Versand-Dienstleister (für die Zustellung von Informationen über die Kanzlei).
7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
7.1. Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie diese für die Erfüllung der oben dargestellten Zwecke und unserer vertraglichen bzw gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich ist.
7.2. In Erfüllung der rechtsanwaltlichen Aufbewahrungspflichten speichern wir Akten aus Mandaten für die Dauer von fünf Jahren nach Beendigung des Mandats; für Belege und Aufzeichnungen über die von § 8a Abs 1 RAO erfassten Geschäfte endet die Aufbewahrungspflicht längstens nach 10 Jahren. Daten zu Testamenten werden bis auf Widerruf aufbewahrt.
7.3. Soweit es zur Erfüllung von abgabenrechtlichen Aufbewahrungspflichten erforderlich ist, erfolgt eine Aufbewahrung für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer von in der Regel sieben Jahren.
7.4. Soweit es für die Geltendmachung bzw Abwehr eines konkreten Rechtsanspruchs erforderlich ist, werden die Daten eines Aktes und der involvierten Personen für die Dauer von 30 Jahren ab Abschluss der jeweiligen Causa aufbewahrt.
8. Wie schützen wir Ihre Daten?
8.1. Wir haben entsprechende technische und organisatorische Vorkehrungen getroffen, um Ihre Daten vor unerlaubtem, rechtswidrigem oder auch zufälligem Zugriff, Verarbeitung, Verwendung, Manipulation, Verlust oder Zerstörung zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend des technischen Fortschritts verbessert.
9. Sind Sie zur Bereitstellung von Daten verpflichtet?
9.1. Im Rahmen des Mandatsverhältnisses müssen Sie uns diejenigen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme des Mandatsverhältnisses sowie zur Durchführung und Abwicklung unserer anwaltlichen Leistungen erforderlich sind und zu deren Erhebung wir gesetzlich bzw standesrechtlich verpflichtet sind. Wenn Sie uns Ihre Daten nicht zur Verfügung stellen wollen, können wir kein Mandatsverhältnis mit Ihnen eingehen. Sie sind jedoch nicht verpflichtet, hinsichtlich für die Vertragserfüllung nicht relevanter und weder gesetzlich noch standesrechtlich erforderlicher Daten eine Einwilligung zu erteilen. Die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der Direktwerbung ist für die Abwicklung unseres Vertragsverhältnisses nicht erforderlich.
10. Welche Rechte stehen Ihnen zu?
10.1. Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten Daten. Weiters haben Sie ein Recht auf Berichtigung und Löschung unrichtiger bzw unzulässig verarbeiteter Daten, Datenübertragung und Einschränkung der Verarbeitung.
10.2. Sie haben jederzeit das Recht, eine erteilte Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten zu widerrufen. Hierfür steht Ihnen die unter Punkt 2. angeführte E-Mailadresse zur Verfügung. Dies hat zur Folge, dass wir die auf dieser Einwilligung beruhende Datenverarbeitung für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.
10.3. Sofern Ihre Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen verarbeitet werden, haben Sie das Recht, der Datenverarbeitung jederzeit zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe dafür ergeben.
10.4.Wenn Sie der Meinung sind, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen das geltende Datenschutzrecht verstoßen oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen. Beschwerden können Sie darüber hinaus auch an eine Datenschutzaufsichtsbehörde richten. In Österreich ist hierfür die Österreichische Datenschutzbehörde zuständig.
11. Änderungen der Datenschutzerklärung
11.1. Bei Änderungen der Rechtslage bzw der angebotenen Serviceleistungen werden wir die Datenschutzerklärung entsprechend aktualisieren.